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Transformação Digital do RH: processar Internamente ou terceirizar a folha?

Devido ao avanço da tecnologia, o universo corporativo tem passado por transformações radicais nas últimas décadas. Essas mudanças vão desde a rotina de trabalho dos colaboradores, passa pelo desenvolvimento da produção e vai ao amplo uso dos dados. Nesse cenário, um setor fundamental que precisa conduzir muito bem tudo isso é o Recursos Humanos, que passa atualmente pela chamada Transformação Digital do RH. 

O RH é considerado um setor essencial na condução de toda essa transformação digital, afinal, precisa encontrar uma maneira de integrar as inovações tecnológicas com os colaboradores, de maneira que sejam construídas estratégias assertivas para alcançar os melhores resultados para as empresas.

Entre as diversas questões que o envolvem a transformação digital do RH, está a folha de pagamento. Um assunto recorrente e que muitos empreendedores precisam estar atentos, principalmente quando os negócios estão crescendo e o número de funcionários em elevação. 

Afinal, o que é melhor: terceirizar ou internalizar o processamento da folha de pagamento? Qual a diferença? O que é melhor para a sua empresa neste cenário em transformação? Neste artigo, abordamos em detalhes esse assunto. Confira! 

Como funciona a terceirização da folha de pagamento? 

Também conhecida como Business Process Outsourcing (BPO), a terceirização da folha de pagamento é uma tendência mundial quando o assunto é transformação digital do RH.

Atualmente, grandes corporações terceirizam esse processo com especialistas no assunto para direcionar todo seu time de sustentação e serviços para o core business. Dessa forma, o RH faz parte ativa desse engajamento.

Quando a folha é terceirizada por completo, livrando o RH de atividades burocráticas, os profissionais da área ficam totalmente concentrados na gestão de pessoas. Em um mercado cada vez mais competitivo e agressivo, as empresas precisam direcionar seus esforços para o objetivo que levaram elas a serem criadas: seu negócio fim. 

Quando a área de Recursos Humanos caminha junto desse objetivo, atuando de maneira estratégica e oferecendo suporte aos gestores e líderes para mobilização dos colaboradores em prol da missão da empresa, os resultados são evidentes e propiciam ao negócio mais competitividade

Como funciona a internalização da folha de pagamento? 

Também conhecida como “insourcing”, a internalização é o processo inverso da estratégia de terceirização, ou seja, sua própria empresa ficará responsável pelas demandas da folha de pagamento, portanto, é preciso estar preparado para arcar com novos colaboradores, processos e problemas. 

Realizando a internalização do processo, o gestor pode contar dentro da própria empresa, com profissionais especializados na elaboração da folha de pagamento, tendo um contato mais direto com os responsáveis pela função.

Na era da transformação digital do RH, o que é melhor? 

Atualmente, seguindo as tendências das grandes empresas, a terceirização da folha de pagamento tem gerado mais produtividade às empresas. O principal diferencial da terceirização está na tranquilidade e segurança para a empresa, enquanto qualifica o serviço de profissionais internos, que podem estar totalmente sobrecarregados. 

Além dos pontos já citados, a terceirização permite às empresas vantagens que afetarão diretamente os resultados. Algumas das principais que podemos citar são: 

  • Sem preocupações com legislações complexas: é penoso para um profissional de administração de pessoal, além de todas as atividades periódicas e pontuais que já são de sua responsabilidade, ler, interpretar, e acompanhar todas as alterações na legislação trabalhista e previdenciária. Contando com uma empresa especializada em folha de pagamento, administração de pessoal e eSocial, as empresas garantem segurança e compliance em todos esses processos, podendo investir muito mais em capacitação e treinamento. 
  • Atuação estratégica com foco no negócio: com a folha de pagamento e processos de administração de pessoal e eSocial terceirizados, a equipe interna de RH fica livre para atuar com foco nas pessoas, sendo um parceiro estratégico do negócio. Entre as ações que tornam a empresa mais competitiva e contribuem para os resultados estão: processo de recrutamento e seleção mais assertivo para trazer os melhores profissionais para a organização, desenvolver projetos de melhoria contínua do clima organizacional, criar estratégias para treinamento e desenvolvimento de talentos, seja para especialização ou formação de líderes e dar atenção especial às políticas de remuneração e benefícios.
  • Acesso a tecnologias modernas: ao utilizar os serviços de outsourcing de folha de pagamento de uma empresa de especializada, empresários, RH estratégico, gestores e colaboradores têm acesso a novas tecnologias de RH sem ter que pagar nada a mais por isso. Soluções como: Portal RH, recrutamento e seleção integrado, sistema em nuvem online 24 horas por dia, ponto eletrônico integrado e descentralizado, personalizações especiais, entre outros. Essas, entre outras tecnologias, geram uma série de vantagens à empresa, uma delas é ter maior velocidade e otimização nos processos e nas tomadas de decisões.
  • Redução de custo fixo: por não manter departamento interno, a empresa reduz custos, como: isenção de pagamento de INSS, 13º salário, horas extras; obrigações trabalhistas; encargos rescisórios; recrutamento, seleção, admissão e onboarding; Investimento em sistemas de gestão de folha de pagamento e ponto e RH; cursos de aperfeiçoamento e capacitação na área trabalhista.
  • Otimização de processos: com diversas tecnologias embarcadas, é possível otimizar vários processos de gestão de recursos humanos na empresa. Listamos alguns: eliminar lançamentos manuais na folha de pagamento; extinguir a impressão, coleta de assinatura e arquivamento de recibos de salário; deixar de imprimir e colher assinatura em espelhos de cartão ponto; suprimir elaboração de documentos periódicos em editores de textos (contratos, acordos, declarações); reduzir a elaboração e manutenção de planilhas.
  • Redução de fraudes e passivos: outro ganho de peso é deixar de se preocupar com possíveis fraudes ou erros, os quais podem culminar em autuações trabalhistas ou previdenciárias, bem como condenações judiciais. Visto que é de responsabilidade exclusiva da empresa de outsourcing de folha de pagamento a execução e o gerenciamento das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais enviadas ao fisco, bem como os cálculos e direitos trabalhistas dos empregados, a apuração dos tributos e a entrega das obrigações acessórias.
  • Segurança: é de responsabilidade da fornecedora dos serviços de outsourcing folha de pagamento arcar com possíveis autuações e multas, sobre erros exclusivos que ela tenha cometido. Ou seja, é mais um ponto positivo para a empresa que pensa em terceirizar.

Nesta nova fase em que a transformação digital do RH ganha muita força, contar com especialistas qualificados, estar totalmente conectado às novas tendências e otimizar o tempo, são fundamentais para alcançar os resultados esperados, por isso terceirizar é fundamental. 

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Escrito por Comunicação Funcional Consultoria.