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Saiba como alinhar pessoas a processos e tecnologia e garantir uma gestão empresarial profissional

O que sua empresa prevê de resultados? O que as pessoas fazem e como realizam as tarefas para alcançá-los? O que está nos relatórios é o esperado?

A obtenção de resultados confiáveis em uma organização está diretamente ligada às pessoas, que operam os processos com o apoio de tecnologia. Ou seja, pessoas, processos e tecnologia são partes integrantes e indispensáveis de uma empresa, por isso são considerados os pilares de sustentação empresarial.

Entender cada um desses pilares, adequá-los e mantê-los em harmonia são uma necessidade para uma gestão empresarial eficaz. Estruturá-los é, portanto, o básico para começar a direcionar seu negócio para o sucesso.

Por isso, mais importante que saber quais são os pilares de sustentação empresarial é entender a relevância do alinhamento entre eles e como eles afetam ou são influenciados pela cultura organizacional da empresa.

Como está sua administração no que se refere às pessoas?

A gestão de pessoas é um dos maiores desafios para as empresas, pois o desempenho do colaborador gera impacto direto nos processos que, posteriormente, irá interferir nos resultados. Ter um olhar diferenciado por parte do empresário é parte significativa nesta etapa e envolve, muitas vezes, quebra de culturas de uma organização. Estamos falando de valorização. Você, empresário ou gestor, já se fez as seguintes perguntas?

  1. O funcionário entrega o que lhe é solicitado?
  2. O colaborador está fazendo o suficiente?  
  3. O colaborador atende as expectativas da empresa?
  4. Os colaboradores estão dispostos a executar as atividades que lhes são determinadas?

A partir dessas perguntas, já é possível mensurar o nível de satisfação do gestor e quais resultados a empresa vem alcançando. As tarefas executadas pelos colaboradores devem estar alinhadas aos princípios, valores e propósito da organização. Mas, o que você, empresário, está fazendo para isso acontecer?

A gestão de pessoas vai muito além de determinar tarefas. Entre outras coisas, é preciso fazer com que o colaborador tenha uma percepção muito mais profunda sobre o impacto das suas atividades para o todo. Por isso, selecionamos mais algumas perguntas para entender melhor como está a sua gestão de pessoas:

  1. Seu funcionário tem a qualificação exigida pela função?
  2. Ele foi capacitado para isso?
  3. Esse colaborador está devidamente orientado?
  4. Ele sabe o que está fazendo e o porquê realiza determinadas tarefas?
  5. O empregado sabe o que precisa entregar e o impacto que seu trabalho gera em outras áreas da empresa e para o resultado final?

O colaborador precisa saber da importância que suas atividades têm para a organização e quais setores são influenciados pelo seu desempenho. Além disso, seu trabalho precisa ser avaliado: quem audita o serviço executado pelos colaboradores?

Todas as perguntas acima são simples e objetivas, mas o quanto foram difíceis de serem respondidas? Imagine, então, o quanto pode ser árduo direcionar tudo isso.

Missão nada impossível para quem quer resultados melhores e mais confiáveis.

E, para finalizar esse importante pilar de sustentação empresarial, saiba que o desempenho desse colaborador está diretamente ligado aos outros dois pilares: tecnologia e processos. Como um interfere no outro? Confira a seguir.

Uso e resultado da tecnologia adequada na gestão empresarial

Na relação dos três pilares de sustentação empresarial, a tecnologia influencia é influenciada tanto pelas pessoas quanto pelos processos. Isso se deve porque ela é operada pelas pessoas para a execução dos processos. Trata-se, portanto, de uma peça fundamental nos negócios.

Por mais óbvio que seja, a questão de tecnologia já não é mais sobre tê-la ou não, mas sim se seu desempenho atende às necessidades da organização. Por isso, é preciso fazer uma análise crítica no que se refere ao seu uso, começando pela avaliação do processo:

  1. Qual ferramenta melhora o desempenho em determinada operação da empresa?
  2. Todas as funcionalidades do sistema estão sendo aproveitadas ou estão de acordo com as necessidades da empresa?
  3. Seria necessário um software mais inovador e completo?

A tecnologia, além de dar velocidade às operações, gera confiança no input das informações e garante que os processos sejam realizados de forma correta. Por isso, demanda transparência, fluidez e eficácia na utilização do sistema para transmissão de dados.

Seus processos estão mapeados? Entenda a importância para o sucesso

Aqui, conseguiremos visualizar melhor a relação entre os três pilares de sustentação empresarial e como eles impactam no resultado final da organização.

No começo deste artigo perguntamos se seu colaborador sabe quais são suas atividades, se está orientado e capacitado. Ou seja, já falávamos de processos, que são a base principal de apoio às pessoas. Um processo bem definido é extremamente importante para o desempenho do colaborador e, consequentemente, da tecnologia.

O que é processo?

Veja a definição do livro Administração de Processos, de autoria de Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira:

Conjunto estruturado e intuitivo das funções de planejamento, organização, direção e avaliação das atividades sequenciais, que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, preferencialmente, suplantar com minimização dos conflitos interpessoais as necessidades e expectativas dos clientes externos e internos da empresa.

 

Portanto, o processo é a definição do fluxo de atividades da organização. Por meio dele, o colaborador terá identificado qual é o seu papel na empresa e, nos subprocessos, obtém o detalhamento dos procedimentos necessários para o cumprimento das metas.

Quando o colaborador obtém o conhecimento acerca dos processos da empresa, vai ter segurança em responder: o que faz, como faz, por que faz, o impacto gerado em outros setores e a importância da atividade para o resultado. E isso é extremamente importante para mantê-lo motivado: é fazê-lo sentir-se parte fundamental da organização.

Processos definidos: como fazer

A melhor forma de definir os processos é começar pelo desenvolvimento de um organograma, para o entendimento da estrutura organizacional da empresa (divisão da organização e hierarquias).

Na sequência, é feito um detalhamento das atividades atuais desempenhadas pelos colaboradores: qual é a tarefa, por quem é realizada e como é sua execução. Esse descritivo é feito de função em função e de setor a setor.

O mais interessante nesta etapa é que, quando se tem um olhar mais focado, é possível identificar obstáculos que estejam impedindo o desenvolvimento da empresa ou que estejam dificultando o alcance de resultados.

Por exemplo: uso inadequado de ferramentas ou sistemas que não atendam todas as necessidades na operação dos processos; se há funcionários ociosos enquanto outros estão sobrecarregados, etc.

Com essas informações em mãos, agora sim o gestor pode planejar a melhor forma de desenvolver tais atividades e de forma correta: qual a melhor forma de aplicar a tecnologia que dispõe para realização dos processos, otimizando tempo e também pessoas para o desenvolvimento dos processos da empresa.

Gestão Empresarial Profissional: por onde começar

O conceito de William Edwards Deming (1900-1993) traz inúmeras reflexões sobre tudo o que abordamos até este momento e resume bem a importância dos três pilares caminharem juntos: com o mapeamento dos processos define-se o melhor aproveitamento laboral das pessoas com a utilização adequada da tecnologia.

Com os três pilares bem definidos, implantados e executados, será possível obter, ao final, resultados mais confiáveis, amparados na execução correta dos processos, do início ao fim da operação. Com os números em mãos, a administração fará a análise gerencial com mais segurança e, poderá assim, definir o rumo dos negócios com tomadas de decisão mais assertivas.

 

Escrito por Thaís Francis Roberti.