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Processo Admissional: como eliminar a burocracia atual

A contratação de novos colaboradores percorre várias etapas, ocupando horas e horas dos profissionais envolvidos. Uma série de recursos tecnológicos vem facilitando o dia a dia do RH em processos seletivos. Quer saber como melhorar o processo admissional? Neste artigo, discorremos sobre desafios e como otimizar tempo na hora da contratação.

Como é o processo admissional na sua empresa?

Após as empresas realizarem todo o processo de abertura de vagas, divulgação, recepção de currículos, triagem, análises, entrevistas, aplicação de testes, é a hora de escolher os candidatos com o perfil mais adequado para a respectiva vaga.

Ao final de todo este processo, é hora de formalizar a proposta de trabalho, e iniciar o processo admissional.

No entanto, depende da empresa, esse processo pode ser muito moroso, manual, demorado e desafiador, devido a uma série de exigências legais que devem ser seguidas.

Qualidade do processo admissional: você está satisfeito? 

As principais dores das empresas geralmente são a falta de recursos para documentarem as ofertas de trabalho, bem como receber os dados pessoais dos candidatos aprovados para a realização da admissão.

Em geral, após a escolha do candidato, muitas empresas entregam uma lista de documentos, contendo uma relação de informações as quais o trabalhador deve providenciar, como documentos pessoais, dados de contato, documentação escolar, de dependentes, entre outros.

Após providenciarem o rol de documentos, realizarem o exame admissional, abrir a conta bancária, o candidato tem novamente que dirigir-se até a sede da empresa para apresentar toda a documentação providenciada, para então combinar data de início ao trabalho.

O problema é que esse processo é todo manual, tanto para o trabalhador, que tem que arcar com os custos das cópias de toda a documentação, além das despesas com os deslocamentos do processo admissional.

Já para o RH da empresa, o desafio é receber toda essa documentação, digitar todas as informações no sistema de RH, ou se a folha de pagamento for terceirizada, tem o trabalho de digitalizar todos os documentos e/ou preencher formulários extensos, informando além dos dados contratuais, também todos os dados pessoais do trabalhador a ser admitido.

Dependendo do volume de admissões mensais, é exigido um grande volume de horas para a realização desta atividade.

Proposta de salário: houve confusão?

Você já passou por alguma situação delicada na qual o empregado recém contratado, no primeiro mês em que recebe o salário, vai até o RH reclamar que aquele não foi o valor acordado?

Ou reclamar que a filial que ele ficou lotado é muito distante da sua casa, que o departamento não era aquele informado na entrevista, que o horário de trabalho não foi o combinado, entre outros.

Isso pode parece peculiar, mas é muito comum acontecer, pois a grande maioria das empresas não “formaliza” a oferta de trabalho, registrando todas as informações referentes ao contrato de trabalho, como data de admissão, horário, salário, cargo, departamento, filial, benefícios, ou seja todas as informações inerentes a contratação, e não tem a ciência registrada do empregado.

O fato de não haver um processo de formalização da oferta de trabalho, pode gerar sérios transtornos para a empresa, gerando desencontro de informações, reclamações, contribuindo negativamente para o clima organizacional, inclusive, podendo até aumentar as taxas e despesas com rotatividade.

Você gostaria de melhorar e otimizar esses processos, livrando-se totalmente dos trabalhos manuais e reclamações?

Esses processos, apesar de serem realizados da mesma maneira há muitos anos nas empresas, não precisam mais serem executados exatamente assim.

Atualmente, existem ferramentas tecnológicas, que otimizam todo esse processo, eliminando atividades burocráticas manuais e retrabalhos.

Um exemplo delas é o Portal Admissional Digital desenvolvido pela Funcional Consultoria. Integrado à solução de folha de pagamento, o sistema permite que o recrutador cadastre os dados básicos da vaga e envie a oferta de trabalho documentada para o e-mail do candidato aprovado.

Ao receber a oferta de trabalho, contendo todos os dados e informações contratuais e financeiras da vaga, ao aceitar, o próprio candidato inicia seu processo admissional digital (online) cadastrando seus dados pessoais, tirando fotos dos documentos e realizando os uploads no aplicativo. Ao encerrar o processo, o recrutador recebe um alerta para realizar a admissão, de maneira simples e leve.

Quer conhecer mais como podemos ajudar a melhor este e outros processos de RH da sua empresa?

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Escrito por Fábio Carvalho, sócio-diretor da Funcional Consultoria.