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eSocial muda rotinas das empresas: terceirização é o caminho?

A implantação do eSocial mudou a realidade de muitas empresas. As rotinas de recursos humanos foram intensificadas e atingem, além do setor, os demais profissionais que trabalham para as organizações. Os papéis foram substituídos, mas a digitalização exige ainda mais atenção e, também, velocidade na transmissão das informações pelo eSocial.

A responsabilidade da corporação e, em especial, do profissional de RH aumentou: é preciso enviar os dados pelo eSocial com extrema qualidade, respeitando o cronograma estabelecido pelo governo. Além disso, se forem identificadas inconsistências ou desrespeito à legislação, as empresas poderão ser penalizadas com multas.

Em meio a esse cenário, qual é o melhor caminho: investir em estrutura interna para o processamento da folha de pagamento ou terceirizá-la? Conheça neste artigo os motivos que levaram uma empresa global de comércio a optar por BPO de folha de pagamento.

Quem é a exportadora que contratou um BPO para a folha

A KIT International é uma empresa do ramo de exportações, que faz a ponte entre o setor produtivo e o mercado consumidor internacional. Com aproximadamente 65 colaboradores, a KIT estava dividida entre trocar de prestador de serviços ou internalizar a folha: “Sempre tivemos esse serviço terceirizado, mas sabíamos que poderia haver dificuldades com as entregas, em função do eSocial”, afirmou o diretor administrativo e financeiro da KIT, Sidnei Barros.

Na avaliação de Sidnei Barros havia um desafio em meio a esse processo: “Não estávamos com facilidade para encontrar esse profissional para trabalhar internamente. Teria que ser bom, um especialista ou mais de um, o que seria inviável”, ressaltou Sidnei.

O que foi decisivo para a KIT optar por um BPO de folha de pagamento?

“Segurança e cumprimento das regras. Sabemos que o eSocial preocupa e a empresa tem que estar bem preparada para as entregas e com a parte legal, sem falar na assistência às dúvidas do dia a dia”, enfatizou Sidnei Barros, diretor administrativo da KIT International.

O eSocial foi, portanto, um dos fatores relevantes na decisão da KIT International em contratar o BPO Trabalhista da Funcional Consultoria.

Terceirizar a folha de pagamento é uma tendência?

Outras corporações, a exemplo da KIT International, estão terceirizando a folha de pagamento, especialmente em função do eSocial. Por quê?

Antes as empresas não se importavam em correr riscos, pois os órgãos fiscalizadores não disponibilizavam efetivo suficiente para fiscalização. Com o eSocial, a situação agora é outra.

A fiscalização, com o eSocial, é feita de forma automática e on-line. Os dados são cruzados nos sistemas do fisco e os erros nas informações enviadas são facilmente identificados. Saiba neste e-book quais as principais infrações trabalhistas que são flagradas através do eSocial.

Com isso, os processos internos precisam estar mais bem definidos, as informações precisam ser atualizadas praticamente em tempo real, enquanto o governo faz o cruzamento de dados. Em resumo: a responsabilidade dos gestores e dos profissionais de recursos humanos é ainda maior no que se refere ao cumprimento da legislação trabalhista.

Cabe às empresas se adequarem a essa nova realidade.

Mas, em um mundo cada vez mais competitivo, seria viável direcionar tantos esforços para obrigações acessórias?

Steve Jobs disse: "Concentre-se naquilo que você é bom, delegue todo o resto".

A área de Recursos Humanos pode atuar muito além da folha de pagamento, de forma estratégica, com foco em metas e objetivos do negócio, dando suporte aos gestores e líderes para mobilização dos times em prol da missão da empresa. Veja um comparativo entre empresas que mais atraem e retém talentos por meio do RH Estratégico.

Enquanto o time de recursos humanos caminha para alcançar os objetivos da empresa, a folha de pagamento e as obrigações acessórias ficam nas mãos de empresas que foram criadas para essa atividade.

Sendo assim, as opções são: uma terceirização tradicional ou a contratação de um Business Process Outsourcing (BPO) especializado com alta tecnologia embarcada, que foi a opção feita pela KIT International, como citamos no início deste artigo.

Por que BPO de folha traz mais segurança?

Empresas de BPO Trabalhista têm como seu core business justamente o processamento e gestão da folha de pagamento, o cumprimento de obrigações acessórias, o domínio da legislação trabalhista e previdenciária, com atuação consultiva e preventiva.

Logo, seus esforços, estudos e investimentos são concentrados nessas atividades, desenvolvendo uma expertise e grau de entrega elevado e personalizado, de acordo com cada projeto.

O BPO identifica a melhor forma de auxiliar a empresa por meio de remodelagem de processos e da criação de times especializados, de acordo com a demanda e com a expectativa do cliente. No BPO, o foco é pela otimização de processos, utilizando-se de tecnologias avançadas e as melhores práticas de mercado.

Outra segurança que o empresário possui em ter sua folha de pagamento terceirizada com um BPO é o ressarcimento em caso de possíveis penalidades ocasionados por alguma falha no processo. Com a folha internalizada, se o erro for gerado por colaboradores do time interno, fica impossível fazer o ressarcimento por meio de desconto na folha de pagamento.

Como ser assertivo na contratação do BPO?

Para escolher um parceiro de BPO, além de receber guias e folhas de pagamento, modalidade, qualidade, processos e referências, o empresário deve avaliar qual a experiência que ele, sua empresa e seu time de RH terá com as soluções empregadas.

Em outras palavras: saber quais processos serão automatizados, os ganhos, as tecnologias aplicadas e como o parceiro ajudará na missão estratégica da empresa.

Para o sucesso da implantação dessa modalidade de serviço, a missão e os valores do parceiro de negócio devem estar bem alinhados com as do cliente, caso contrário, a relação poderá ter baixa sustentabilidade.

Manter a folha interna com segurança, é possível?

Em alguns casos, por questões culturais, de processos ou de volumetria de colaboradores e rotatividade, algumas empresas de pequeno e médio porte preferem manter um departamento interno de processamento de folha de pagamento.

Para esse tipo de empresa a nossa dica é manter também um processo de auditoria trabalhista periódica, com foco em certificação e prevenção de possíveis passivos trabalhistas, de preferência externa (compliance). E, mesmo assim, se possível, manter pessoas dedicadas ao RH estratégico, pois a gestão humanizada está cada vez mais presente nas organizações e é essencial para empresas manterem-se competitivas, atraindo, retendo e desenvolvendo os melhores talentos.

Essa auditoria recorrente oferece segurança tanto para o empresário e acionistas, quanto para o próprio RH e departamento pessoal interno.

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Fábio Carvalho, supervisor trabalhista e previdenciário na Funcional Consultoria