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DCTFWeb: quem deve fazer a entrega da obrigação?

Contabilidade ou departamento pessoal/RH? Essa nova obrigação acessória, em vigor desde agosto de 2018 para empresas do 1º grupo do eSocial, vem gerando dúvidas entre os profissionais de departamento pessoal e/ou recursos humanos e da contabilidade: quem deve fazer o envio da DCTFWeb?

Criada para substituir o SEFIP e a GFIP, em conjunto com o eSocial e a EFD-Reinf, a DCTFWeb é uma obrigação tributária acessória para confissão de débitos previdenciários e de contribuições de terceiros. Esse sistema foi desenvolvido com o intuito de modernizar as obrigações tributárias e aumentar a segurança nas informações prestadas.

Antes de mais nada, é preciso ressaltar que a definição sobre qual departamento (fiscal ou rh) fará a entrega está relacionada aos processos internos da empresa. Se estiverem bem mapeados, fica muito mais fácil decidir! Aproveite e leia este artigo sobre mapeamento de processos e saiba mais como fazer.

Departamento Pessoal/RH ou fiscal?

Essa nova declaração dependerá, primeiramente, do envio do eSocial e da EFD-Reinf, declarações que entraram em vigor recentemente.

O eSocial contempla, na maior parte, informações de responsabilidade do departamento pessoal, que em sua maior parte tem feito o envio das informações.

Já a EFD-REINF solicita informações sobre as retenções previdenciárias e tributárias destacadas nas notas fiscais e retidas na fonte, como: INSS,  IRRF, CSLL, PIS e COFINS. Antes eram informados apenas os pagamentos na DCTF. Além disso na EFD-REINF precisa informar sobre a opção da CPRB - Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta, que era enviado na EFD-Contribuições. Essas atribuições, via de regra, recaem sobre o departamento fiscal.

Como podemos perceber a DCTFWeb é a integração das informações fiscais e trabalhistas em uma única declaração.

Como funcionará a integração entre as declarações do eSocial,  EFD-Reinf e a DCTFWeb?

A DCTFWeb é o final do processo de transmissão das informações, que vai incorporar as informações trabalhistas e tributárias em uma única declaração. A finalidade primordial da DCTFWeb é a consolidação dos débitos e créditos dos tributos para apuração do saldo a pagar e em seguida a geração do DARF.

Essa consolidação será feita de forma automática após o envio com sucesso e processamento dos eventos de fechamento do eSocial ou da EFD-Reinf. O portal da DCTFWeb recebe os dados e gera automaticamente a declaração, que aparecerá na situação “em andamento”. Quando as informações das duas escriturações se referirem ao mesmo período de apuração, o sistema gera uma só DCTFWeb, consolidando os dados.

Logo, não deve gerar “disputas” entre os setores fiscais e departamento pessoal para quem irá apertar o botão enviar. Por isso, o ideal é que a empresa tenha seus processos mapeados, pois é nessa matriz de responsabilidades que se define o profissional responsável para a transmissão.

Mas, atenção: o que não pode ocorrer é a falta de envio da DCTFWeb, que acarreta em penalidades e multas para a empresa.

O que acontece se a DCTFWeb não for entregue?

Se a declaração não for entregue, haverá multas e penalidades.

O valor da multa corresponde a 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante das contribuições informado na DCTFWeb, ainda que integralmente pago, limitado a 20% e observado o valor da multa mínima.

A empresa que não transmitir a DCTFWeb, além de ser multada, pode ficar impedida de obter a Certidão Negativa de Débito (CND).

Erros e omissões na DCTFWeb

O contribuinte que apresentar a DCTFWeb com incorreções ou omissões fica sujeito à multa no valor de R$ 20 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas, observada a multa mínima.

Prazos
  • Geral - DCTFWeb Mensal - Até o dia 15 do mês subsequente;
  • 13 º Salário - DCTFWeb Anual - Até o dia 20 de dezembro;
  • Espetáculo Desportivo - DCTFWeb Diária - Até o 2 º dia útil subsequente ao evento desportivo.

Atenção para dias fins de semana e feriados:

Caso a data da entrega não seja dia útil, a entrega deverá ser antecipada para o dia útil imediatamente anterior.

Quais os tributos declarados na DCTFWeb?

  • Contribuição previdenciária patronal e dos segurados
  • Contribuição previdenciária sobre a receita bruta (CPRB) e as contribuições devidas pelo produtor rural pessoa jurídica, pela agroindústria e pela associação desportiva que mantém clube de futebol;
  • Contribuições destinadas a outras entidades e fundos (terceiros).

Quem está obrigado a declarar a DCTFWeb?

I – PJ de direito privado em geral e as equiparadas a empresa;

II - As unidades gestoras de orçamento dos órgãos públicos, das autarquias e das fundações de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;

III - os consórcios de que tratam os arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404/76;

IV - As entidades de fiscalização do exercício profissional;

V - Os fundos especiais criados no âmbito de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;

VI - Os organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, quando contratarem trabalhador segurado do RGPS;

VII - os Microempreendedores Individuais (MEI), nos casos específicos descritos na IN 1.787/2018;

VIII - os produtores rurais pessoa física, nos casos específicos descritos na IN 1.787/2018.

*Patrocínios a eventos esportivos: também estão obrigadas a declarar DCTFWeb mensal, as empresas ou entidades que patrocinarem eventos esportivos realizados por entidades que mantêm equipe de futebol profissional.

Empresas com filiais

A DCTFWeb das pessoas jurídicas deverá ser apresentada de forma centralizada pelo respectivo estabelecimento matriz.

Período sem fatos geradores

No período de apuração em que não houver fatos geradores a declarar, a DCTFWeb deve ser gerada com o indicativo "sem movimento", a partir do preenchimento e transmissão dos eventos periódicos de fechamento das escriturações digitais. A transmissão da DCTFWeb sem movimento terá efeito até que ocorra nova obrigatoriedade de declarar. Se o contribuinte continuar inativo, deve enviar novamente a DCTFWeb sem movimento no período de apuração referente à janeiro dos anos seguintes, enquanto perdurar a ausência de fatos geradores.

DCTF e DCTFWeb

Atualmente, ainda são feitas as transmissões simultâneas da DCTF (em geral enviada pelo setor fiscal) e a DCTFWeb (em geral enviada pelo setor DP). Em breve teremos o período de transição, em que as informações transmitidas pela DCTF serão enviadas também pela DCTFWeb, chegando ao fim um ciclo de inovações na forma de transmitir as declarações.

Outras dúvidas? Acesse Perguntas e Respostas da Receita Federal.

Maiara Gonçalves e Daiana Ludvig, consultoras contábil e tributário na Funcional Consultoria.