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5 etapas para realizar auditoria interna na sua empresa

A descoberta de erros processuais, fraudes e falhas tem ocorrido cada vez com mais frequência nas organizações. Mas como evitar futuras complicações? Neste artigo, você vai entender porquê a auditoria é uma garantia na administração empresarial.

Auditoria para tomada de decisões

O processo de auditoria interna vem assumindo um papel extremamente importante dentro das empresas. O objetivo é garantir que todos os processos operacionais implantados e as políticas organizacionais definidas pela empresa sejam respeitados. 

Outro foco é assegurar que as transações executadas estejam refletidas na contabilidade, conforme os critérios previamente definidos. Como resultado, reduz o risco de erros e auxilia a alta gestão a alcançar os resultados planejados através de uma administração eficiente e eficaz.

A implantação de controles internos é fundamental para que haja possibilidade de mensuração de riscos e para que eles sejam calculados e corrigidos. As ferramentas utilizadas no processo de auditoria são essenciais para auxiliar no embasamento de informações para tomada de decisões

Conceito de auditoria

O processo de auditoria é conceituado como um conjunto de procedimentos que objetivam examinar e ajustar a efetividade dos controles processuais organizacionais, além de assumir a responsabilidade de revisão das operações das empresas a respeito do enquadramento nas normas apropriadas.

A auditoria interna esforça-se para apurar irregularidades nos processos empresariais de uma organização. Essa identificação é extremamente importante para possibilitar aos gestores a oportunidade de aperfeiçoar os processos e, consequentemente, agregar qualidade ao seu produto, confiabilidade à marca e credibilidade para os clientes. 

Em outras palavras, um departamento de auditoria é fundamental em qualquer tipo de organização. Esse setor realiza análises dos dados disponíveis, transformando-os em base para tomada de decisões, assegurando à administração da empresa a veracidade das informações contábeis e financeiras registradas. 

A auditoria vai gerar mais confiabilidade nos relatórios gerenciais para visualização da saúde financeira da organização.

Quando falamos de auditoria contábil, nos referimos ao processo de análise dos registros, documentos e coleta de informações apropriadas ao controle do patrimônio de uma empresa. 

Na auditoria contábil, o objetivo é obter elementos suficientes que comprovem a credibilidade dos registros de acordo com os princípios da contabilidade e se as demonstrações refletem a situação real da organização.

Auditoria Interna x Auditoria Externa: você sabe a diferença?

Basicamente, a diferença entre essas duas modalidades de auditoria está na equipe responsável por realizar o processo

A auditoria externa é realizada por uma equipe de auditores independentes, ou seja, que não possuem vínculo com a organização a ser auditada. 

O objetivo principal é realizar a coleta e análise dos registros, documentações e demonstrações contábeis para elaborar um parecer sobre a documentação analisada. Nesse caso, é necessário contratar uma empresa especializada e bem avaliada no mercado empresarial, visando garantir a qualidade do serviço contratado.

A auditoria interna é realizada pela equipe de profissionais da própria empresa auditada. Não é necessário que os profissionais sejam especialistas na área contábil.

Os dois tipos de auditoria também possuem focos principais diferentes. No processo de auditoria externa, o principal objetivo é verificar a autenticidade das informações encontradas. 

Já na auditoria interna, a finalidade principal é certificar-se do nível de segurança dos controles processuais internos da empresa, além de constatar a existência desses processos.

As etapas fundamentais do processo de auditoria

O processo de auditoria é dividido em cinco etapas atribuídas à análise, regularidade e eficiência da gestão organizacional. Como resultado vai auxiliar na otimização dos processos empresariais e controles internos da organização. 

Para atingir esse propósito, o profissional responsável pela auditoria deve realizar o planejamento do seu trabalho apropriadamente. 

As cinco etapas da auditoria interna são divididas de acordo com a figura abaixo:

1- Planejamento e levantamento do processo

A etapa de planejamento e levantamento do processo é fundamental para garantir o resultado no trabalho de auditoria. Nessa fase, a equipe responsável pela auditoria revisa e atualiza o planejamento, se for necessário. 

O levantamento dos riscos também é avaliado, evidenciando a possibilidade de problemas que possam resultar no não cumprimento do prazo pré-determinado, assim como a possibilidade de não atingir o resultado esperado da auditoria. 

Ao prever possíveis contratempos que possam prejudicar a qualidade do trabalho, otimiza-se a chance de encontrar alternativas que possam servir como solução para os riscos encontrados nas etapas futuras do processo de auditoria. 

Os objetivos básicos da etapa de planejamento são:

  • Identificar os problemas da organização;
  • Definir as análises apropriadas para execução dos trabalhos em tempo hábil;
  • Garantir a uniformidade dos levantamentos, análises e avaliações a serem realizados pela equipe de auditoria;
  • Promover a divisão das atividades, evitando sobrecarga de trabalho.

2- Programa de trabalho

A etapa de programa de trabalho é destinada à definição de objetivos, de metas e script de procedimentos detalhados que possuem a finalidade de conduzir a equipe responsável pela realização do processo de auditoria

É necessário também estabelecer os métodos utilizados para identificação, análise, avaliação e registro das informações na etapa seguinte de execução do trabalho. 

O cronograma deve ser respeitado para garantir o resultado esperado no trabalho da equipe de auditores.

3- Execução

A terceira etapa do processo de auditoria nada mais é do que a execução propriamente dita dos métodos definidos na etapa de programa de trabalho. Na etapa de execução, normalmente, respeita-se a seguinte ordem cronológica:

Reunião de abertura dos trabalhos: é apropriado que se realize uma reunião entre a equipe responsável pela auditoria (interna ou externa) e a diretoria administrativa da organização para apresentar e esclarecer os objetivos do trabalho a ser executado.

Estudo e avaliação dos controles internos: destinado ao levantamento de documentos e informações que possam servir de embasamento para entender a estrutura dos processos realizados.

Aplicação dos programas de auditoria: a execução do programa de auditoria deve seguir a estrutura pré-determinada, garantindo uma coerência natural e lógica da realização das atividades do auditor responsável com o próprio fluxo das atividades definidas no programa.

Registro do trabalho: de acordo com o desenvolvimento do trabalho de auditoria, o auditor realiza, através de análises, observações de caráter contábil e financeiro, Essas informações serão utilizadas no parecer final de auditoria, que irá se posicionar sobre fatos e situações encontradas.

É importante documentar de que maneira os dados foram extraídos, pois representam a prova do trabalho realizado. O registro de elementos e evidências dará suporte à elaboração do relatório final de auditoria, que será apresentado à diretoria administrativa da organização.

4- Relatório de conclusão

O relatório ou parecer é o documento que abrange todo o trabalho de auditoria realizado, expondo os processos organizacionais errôneos, fraudes ou deficiências encontradas durante a análise da revisão dos processos. 

É necessário que a linguagem utilizada na elaboração do relatório seja clara e nítida, de maneira que o vocabulário possibilite o entendimento das informações pela parte interessada. 

O relatório pode ser entregue de forma parcial quando a equipe de auditoria constatar irregularidades que necessitem de tratamento imediato pela diretoria administrativa da empresa.

O auditor deve respeitar sempre os princípios da competência e oportunidade. Manter o sigilo das informações também faz parte da responsabilidade profissional do auditor, não podendo, inclusive, realizar qualquer revelação a terceiros, mesmo após o término do vínculo empregatício, sem prévia autorização da organização.

As informações contidas no relatório de conclusão de auditoria a respeito dos fatos observados devem reunir essencialmente:

  • Contextualização do trabalho;
  • Metodologia utilizada;
  • Constatações;
  • Recomendações;
  • Conclusão;
  • Anexos e apêndices (caso necessário).

5- Monitoramento das recomendações

A quarta etapa do processo de auditoria consiste no acompanhamento da execução dos novos processos organizacionais, estruturados a partir das orientações repassadas à organização. 

O objetivo é assegurar que os novos processos sejam executados de acordo com o que foi direcionado, garantindo a prevenção de irregularidades. O monitoramento completa o ciclo da auditoria, contribuindo para o planejamento das próximas auditorias.

Auditoria interna: importância e relevância

O processo de auditoria interna visa desenvolver um plano de ação que auxilie os gestores administrativos a alcançarem os objetivos traçados pela organização. 

O auditor interno assume a importante responsabilidade de avaliar os controles contábeis, financeiros e operacionais da empresa. Também avalia os riscos e deve assegurar o cumprimento das normas e políticas de procedimentos internos, certificando a integridade e a eficácia dos controles.

O aumento da preocupação com o cumprimento de normas e processos internos está, em geral, relacionado à expansão das atividades das empresas e dos próprios processos organizacionais e ao avanço tecnológico.

É comum que, durante os processos de expansão, o administrador fique mais distante de uma supervisão direta de todos os setores da organização, o que, consequentemente, compromete a garantia da qualidade das atividades executadas. Enfatiza-se, assim, a importância de desenvolver um departamento de auditoria interna na empresa.

Uma equipe de auditoria externa contratada também pode emitir o parecer dos problemas detectados, com sugestões e recomendações para a resolução dos apontamentos. Esse estudo, destinado ao levantamento de documentos e informações que possam servir de embasamento para entender a estrutura dos processos, demanda bastante tempo.

A auditoria interna como meio de prevenção

A auditoria interna também tem como finalidade amparar e garantir aos gestores administrativos que as informações geradas pela contabilidade estão de acordo com os aspectos legais, empenhando-se na melhoria dos processos organizacionais internos, minimizando os erros e riscos de fraudes, para que a organização possa ajustar seus processos repassando confiabilidade ao mercado. Neste sentido, pode-se dizer que sua finalidade é:

  • Garantir a integridade das informações e registros;
  • Verificar a eficácia e eficiência dos controles internos.

Neste cenário, a auditoria se apresenta como método de confirmar a fidedignidade das informações registradas, proporcionando confiabilidade nos dados levantados e consequentemente garantindo melhor embasamento para tomadas de decisões.

Auditoria e eficiência administrativa

A diretoria administrativa tem a possibilidade, através da auditoria interna, de otimizar sua eficiência no mercado. Para isso, é necessário que os gestores entendam a relevância do processo de auditoria interna e estimule o seu desenvolvimento dentro da empresa, auxiliando no planejamento para que o trabalho da auditoria tenha finalidades bem definidas e seja útil à gestão.

Assim, fica evidenciada a importância da auditoria interna no processo de gestão das organizações em um ambiente globalizado e cada vez mais competitivo. A globalização e a crescente competitividade do mercado financeiro tornaram a auditoria um mecanismo capaz de fornecer apoio e segurança aos seus gestores.

 

Escrito por Ayslan Vinicius Guetner.